Zapierなら面倒な手作業をここまで自動化!生産性アップに効く7つの使い方

2017/03/21

Daniel Schwarz

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複数のアプリやサービスをまたぐ作業をほとんど自動化してくれるのが、Zapier(ザピアー)。手作業でがんばっていた無駄な時間を削って、クリエイティブな仕事に集中しましょう。

※本記事は2016年7月2日に掲載した記事の翻訳を一部更新したものです。執筆時点の情報をベースにしており、最新ではない可能性があります。

Zapierはお気に入りのアプリとサービスを橋渡しし、チームや個人の多くのワークフローを自動化するツール。2つのアプリ/サービス間のつながりは「Zap」と呼ばれ、難しくなく、スマートに働くように設計されています。選べるアプリは500以上あり、すべてのZapを取り上げるのはほぼ不可能です。

この記事では作業環境をより快適にするZapを7つ紹介します。

1.TypeformまたはPayPalの顧客をMailchimpへ取り込む

PayPal to Mailchimp workflow

Mailchimpは送信先リストを作成・管理し、メールマガジンを作成して送信し、キャンペーンの結果をモニターするメールマーケティングサービスです。しかし、Mailchimpの送信先リストにない人にはどうやって追加したらよいでしょうか?

PayPalからMailchimpへつながるワークフローでは、ZapierはPayPalを介したすべての取引をモニターし、利用者のメールアドレスをMailchimpのメールキャンペーンに取り込みます。このワークフローは、PayPalの新しい利用者が増えるごとに効果的にメールアドレスを取り込むのに役立ちます。

Typeform to Mailchimp workflow

Typeformを使っても同じことができます。たとえば、Typeformを使ってWebサイト訪問者のユーザーエクスペリエンスを調査したいとします。TypeformとMailchimpのZapはユーザーのメールアドレスをMailchimpに取り込みますので、各ユーザーのフィードバックを受けて新しいWebサイトが完成したらユーザーに通知できます。

2.GmailやSlackの更新でTrello Cardを作成

Gmail to Trello workflow

毎朝大量に届くメール。限られた時間で1つ1つのメールをタスクに登録するのは簡単ではありません。GmailとTrelloのZapは1つ1つのメールのタスク登録を可能にし、「受信箱のチェック完了」をより速く、タスク登録を完了するのに役立ちます。つまり、Zapierを使えば、Gmailの中からある種類のラベルの付いたメールをスキャンし、そのメールからフォーマット化されたTrelloカードを作成します。

Trello to Slack workflow

GmailからTrelloへのワークフローを最大限に活用し、Slackで新しいTrelloカードをチームメイトに自動でアップデートすれば、チームにタスクを知らせる作業を完了できます。すべてはシンプルなラベル分けのおかげです。

3.Slackで新しいDropboxファイルの通知を受け取る

Dropbox to Slack workflow

DropboxとSlackをつなげられるすばらしさと言ったら、挙げ始めたらキリがありません。Dropboxはファイルが更新されるごとに常にチェックしているため、モバイル機器の場合バッテリーを消耗します。しかし、Slackの通知を使えば文字どおりバッテリーの寿命を延ばせるので安心できます。Slackでは新しいDropboxファイルの通知を受け取るだけでなく、ファイルのインポートもできるので、Slack内で検索、ダウンロードも可能ということです。Dropboxを立ち上げる必要すらないんです!

4.Evernoteで記事作成してWordPressに公開

Evernote to WordPress workflow

CMSを使いたくないですか? その気持ちは分かります。ブロガーには書くことに集中したい人が多いですからね。それならEvernoteでWordPressの記事を管理できる注目のアプリ、Zapierのインテグレーションがおすすめです。基本的には新しいノートを作成すれば、ZapierがノートをWordPressにアップロードしてくれます。

ノートにはタグと日付がつけられるので、記事を分類するのが非常に楽になります。今日からEvernoteを新しいCMSにしてください!

5.PaypalとStripeの セールス情報をGoogleスプレッドシートに記録

PayPal and Stripe to Google Sheets workflow

PayPalとGoogleスプレッドシートのZapStripeとGoogleスプレッドシートのZapを使えば、トランザクションデータをGoogleスプレッドシートに書き出す大変な作業を自動化できます。PayPal、Stripeの2つを使っているのであれば、新しい取引履歴を書き出す際、スプレッドシートを新しく更新せずに、新しい列に記録していくことをおすすめします。なぜなら、PayPalとStripeのZapを使って2つを統合し、新しい取引履歴を同一のスプレッドシートにコピーできるかもしれないからです。

6.GoogleドライブのファイルをDropboxへコピー(逆もアリ)

Google Drive to Dropbox workflow

チームの半分がGoogleドライブを使用、もう半分がDropboxを使用。「はぁ……」とため息を漏らしてしまう典型的な状況です。Googleドライブ、Dropboxを選ぶには、それぞれの理由があります。Dropboxには専用のインテグレーションがたくさんあり、一方でGoogleドライブはほかのGoogleアプリと連携しています。

幸い、GoogleドライブのファイルをDropboxにコピーすることで(またその逆も可能)、2つのクラウドストレージを同期できるのです。

7.ワンダーリストからTrello Cardを作成

Wunderlist to Trello workflow

多くの大規模なチームがTrelloをタスク管理に使っています(SitePointでもTrelloを使ってコンテンツを管理しています)。一方で小規模のチームにとっては、ワンダーリスト(Wunderlist)の方がよりコンパクトなソリューションとなるかもしれません。

それはさておき、さまざまな大きなTrelloボードを使って作業をしている中で、自分のタスクだけをまとめてくれるワンダーリストは個人的なTO DOリストを保存しておくのに役立っています。個人的なTO DOリストを保存しておくことで、複数のTrelloボードで割り振られた作業を分類する必要がありません。

便利な方法ですが、Trelloボードやワンダーリストを同時に管理しなければなりません。しかし、ワンダーリストとTrelloのZap(繰り返しになりますが、こちらも逆も可能です)はリスト化されたタスクをワンダーリストからTrelloカードに移動できるので、このワークフローを使う方がタスクマネジャー、タスク作業者のどちらにとっても有益です。

最後に

Zapierはいろいろなグループをまとめてくれる友達のようなもので、誰もがうまく付き合えるオーガナイザーです。この記事で紹介したZapはほんの一部にすぎません(実際にたくさんありますので「ほんの一部」だという意味が分かると思います)。Zapierのデータベースを検索し、使用しているサービス間の橋渡しができないかを考えてみることをおすすめします。

(原文:7 Workflows Entrepreneurs Should Automate with Zapier

[翻訳:中村文也/編集:Livit

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Daniel Schwarz

Daniel Schwarz

フルタイムのデザインライター、デジタルノマドです。デザインやコードに関する執筆以外には、自身が立ち上げたクリエイティブスタジオ「Airwalk Studios」で作業することもあります。ロンドン出身の24歳。

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