リモートで働くとき、チームを機能させるのもダメにするのもツール次第です。適切なツールを選ばないとチームメンバー間に摩擦を生み、ツールを使いこなせない人が孤立を感じてしまいます。リモートチームは物理的な距離が離れているので、協力して仕事を進めようとする努力をしなければなりません。それをツールが阻害してしまうと、精神的に孤立したメンバーが生まれてしまうのです。
そこで、リモートチームをうまくワークさせるツールを7つ紹介します。
1. Agreedoでムダすぎる会議を生産的に
会議は時間を多く使うわりに結果が出ないことが多いものです。なぜなら事前に明確な議題を設定せず、決定事項の記録もしていないからです。Agreedoは両方の問題を解決します。参加者の考えていることが議題になり、オンラインミーティングが始まると議事録としても使えます。
会議での決定事項は追跡可能なタスクになり、参加者に割り振られます。未完了の議題は次回の会議に繰り越されるので、手つかずになる心配もありません。参加者はMac、Windows、iOS、Androidから参加できるので、リモートチームにとって理想的です。
2.タスク管理はWunderlistで決まり！
Wunderlistは非常にシンプルなツールで、リモートチームにぴったりです。チームを円滑に機能させるにはタスクの追跡が重要ですが、一方で時間を割きすぎてもいけません。Wunderlistはより短い時間でタスクが管理できるので、肝心のタスクにあてる時間を増やせます。特に優れているが以下の機能です。
- 進捗していないタスクに星をつける
- 優先順位の高いものからリスト化
- タスクからサブタスクへ分割し、スモールステップに分けられる
- 締め切りのないタスクの期限は任意で設定できる
- チームメンバーにタスクを割り当て責任を持たせられる
- 「今日」と「自分のタスク」リストに集中できる
- WunderlistをSlackに同期できる
3. Skitchでビジュアルなコミュニケーション
実際に会って話をしないと、意図したことが伝わらない場合があります。Skitchがあれば矢印やテキスト、図形、ハイライト、スタンプ（賛成、反対など）の注釈を使って、簡単に視覚的なコミュニケーションがとれます。
考えや意見を簡単に伝えられるだけではありません。スクリーンショットを手早く撮ったり（command+shift+6）、コメントをメールで送ったり（command+shift+m）、画像ファイルにエクスポート（command+e）したりできる点が私は気に入っています。
4. ドキュメントの共有に便利なDraft
DraftはMarkdownファイル向けの簡易的なGithubのようなものです。チームでドキュメントを一緒に作成したり、個別に加えた特定の変更をまとめたりできます。記事を書くことや、（Web向けなどの）法的文書を作成するのにとりわけ便利で、ドキュメントの作成後はMarkdownやDOCX、HTML、PDFにエクスポートできます。
5. ファイル共有はDropbox一択
すでに知ってるとおり、Dropboxはファイルの管理と共有ができるストレージサービスです。リモート共有で特に便利なのはDropbox APIで、多数のアプリ（InVisionというプロトタイプアプリもそうです）がDropboxを基盤として構成されています。
次のようなこともDropboxを使うと自動化できます。
- Typeformの結果を文書ファイルに保存
- MarkdownとBlot.imで自分のブログを装飾
- Basecampのファイルをフォルダーに保存
- InVisionのファイルをフォルダーに保存
- Slackチーム内の新しいファイルを閲覧
- FacebookでDropboxの画像を自動共有
- DropboxファイルからTrelloカードを作成
6. チームのコミュニケーション向上はやっぱりSlack
メッセージアプリのSlackは大人気ですね。なぜなら使っていて楽しいからです。特にリモートチームの場合、コミュニケーションの効率化に大きな威力を発揮します。しかし、生産性を損なったチームもあるようです。やはりSlackの使用にも、適切な場合と不適切な場合があるのです。
一日中メッセージのやり取りをしていると、多くの貴重な時間を使ってしまいます。時間をかけたメッセージのやり取りの代わりに、チームが使用している他のアプリと同期設定をして、協力体制を高め、価値のある内容をメッセージに投稿するようにできます。
Slack内でコントロールできるアプリを紹介します。
- タスク管理を円滑にするWunderlist、Trello、 Asana、JIRA（アジャイルチーム向け）
- 従業員を評価するBonusly、Leo Slackbot
- 仕事の画面共有と共同作業ができるScreenhero
- 一緒にデザイン作業ができるInVision、Zeplin、UXPin
- チームでデザインの発想ができるDribbble
- ビジュアルホワイトボードでブレインストーミングできるSketchboard
- ほかにもたくさん！
7. Zapierでワークフローを自動化
この記事で挙げた、いくつかのサービスはZapierで連携できます。Zapierはお気に入りのアプリをつなげてワークフローを自動化し、自分の状況を常に把握しながら、チームメンバーに情報が共有されている状況を作ります。多くのアプリを使い分けるのが苦手な忙しい人にこそ、もってこいのアプリです。
チームが使用しているすべてのアプリをZapierに連携させるだけで、あとはZapierが同期してくれます。使いたいツールの意見が一致しないチームでは特に便利でしょう。たとえば、DropboxとGoogleドライブで意見が分かれているときなどです。DropboxからGoogleドライブへファイルを送信し、送信時にSlackでチームに通知される「Zap」という自動化項目を作成できます。
Zapierがあれば全員が好きなツールを使えて、誰も情報を見逃しません！
最後に
リモートで働くのは大変です。はじめはそう思わないかもしれませんが、実際にリモートで仕事をすると分かるはずです。Slackの最低限の設定をしただけでは、必ずしもチームにとって役立たないこともあります。紹介したツールは無料（または無料期間がある）なだけでなく、非生産的な打ち合わせを終わらせたり、アプリ内の連携不足から生じる無駄な時間を減らしたりしてくれます。
（原文：7 Excellent Collaboration Tools for Remote Teams）
［編集：Livit］
